Privacybeleid

1. Inleiding

Salondesq is een handelsnaam van Build with Blocks, Heerbaan 115, 6566 EG Millingen aan de Rijn, KvK 85551945, btw-nummer NL004113143B90. Contact: info@salondesq.nl.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten je hebt. Wij houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Twee rollen

Als verwerkingsverantwoordelijke verwerken wij gegevens van salons die een account bij ons hebben, van bezoekers van onze website en van mensen die contact met ons opnemen.

Als verwerker verwerken wij gegevens van eindklanten van de salon. De salon bepaalt wat er met die gegevens gebeurt en is daarvoor verantwoordelijk. Wij verwerken die gegevens uitsluitend in opdracht van de salon. Dit privacybeleid geldt samen met onze algemene voorwaarden als verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 AVG.

3. Welke gegevens wij verwerken

Van salons en hun medewerkers:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer en functie;
• bedrijfsgegevens zoals bedrijfsnaam, adres, KvK-nummer en btw-nummer;
• accountgegevens, rollen en rechten, inloggeschiedenis;
• abonnements- en factuurgegevens, betaalstatus;
• foto van de medewerker als die wordt geüpload;
• technische logs zoals IP-adres, tijdstip en browsergegevens.

Van eindklanten van de salon (in opdracht van de salon):

• naam, e-mailadres, telefoonnummer en eventueel adres;
• geboortedatum, alleen als de salon dit veld gebruikt;
• afspraken, diensten, medewerkervoorkeuren en afsprakengeschiedenis;
• notities die de salon zelf bij de klant vastlegt;
• betalings- en aanbetalingsstatus, cadeaubonnen en kortingscodes;
• communicatievoorkeuren, verzonden berichten en afmeldingen voor marketing.

Salons kunnen zelf notitievelden invullen. Wij vragen salons nadrukkelijk om geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, vast te leggen tenzij daar een geldige grondslag voor is. De salon is daar verantwoordelijk voor.

4. Waarom wij gegevens verwerken en op welke grondslag

• Uitvoering van de overeenkomst: het aanmaken en beheren van het account, het leveren van de software, het plannen van afspraken, het versturen van bevestigingen en herinneringen, facturatie en support.
• Wettelijke verplichting: het bewaren van administratie en facturen op grond van fiscale bewaarplicht.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging, fraudepreventie, foutopsporing, verbeteren van de dienst en het onderhouden van de klantrelatie.
• Toestemming: voor marketing zoals nieuwsbrieven, verjaardagsmails en reviewverzoeken aan eindklanten, en voor niet-noodzakelijke cookies. Toestemming kan altijd worden ingetrokken.

5. Hoe lang wij gegevens bewaren

• Accountgegevens en salondata: zolang het account actief is. Na opzegging bewaren wij de gegevens maximaal één jaar, waarna zij definitief worden verwijderd. Een salon kan ons vragen om eerdere verwijdering.
• Facturen en financiële administratie: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.
• Technische logs: maximaal twaalf maanden.
• Afmeldingen voor marketing: bewaren wij zolang nodig is om te zorgen dat iemand geen berichten meer ontvangt.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen geen gegevens. Wij schakelen de volgende verwerkers in, met wie wij verwerkersovereenkomsten hebben gesloten:

• Hosting en database: voor het draaien van de applicatie en het opslaan van de gegevens, met opslag binnen de Europese Unie.
• Mollie B.V. (Nederland): afhandeling van abonnementsbetalingen en van aanbetalingen van eindklanten.
• E-maildienstverlener: verzending van transactionele e-mails en marketingmails.

Verder delen wij gegevens met onze boekhouder en, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, met bevoegde autoriteiten. Als een verwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen wij voor een passende waarborg, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling van het verkeer via TLS, versleutelde opslag, toegang op basis van rollen en rechten, beveiliging op rijniveau in de database zodat een salon alleen bij eigen gegevens kan, wachtwoordhashing, logging en periodieke back-ups.

Bij een datalek informeren wij, waar vereist, de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur en informeren wij de betrokken salons zonder onnodige vertraging.

8. Subverwerkers en instructies

Wij schakelen alleen subverwerkers in die een vergelijkbaar beschermingsniveau bieden. Bij een wijziging in onze subverwerkers informeren wij salons vooraf, zodat zij bezwaar kunnen maken. Wij verwerken gegevens van eindklanten uitsluitend volgens de instructies van de salon en verlenen redelijke medewerking bij verzoeken van betrokkenen, bij audits en bij het beoordelen van beveiligingsmaatregelen.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en een kopie te ontvangen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken of daartegen bezwaar te maken;
• je gegevens in een gangbaar formaat over te dragen;
• gegeven toestemming in te trekken.

Ben je klant van een salon, richt je verzoek dan in eerste instantie aan die salon. Wij sturen zulke verzoeken door naar de betreffende salon. Verzoeken over je eigen salonaccount kun je sturen naar info@salondesq.nl. Wij reageren binnen 30 dagen. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Cookies

Wij gebruiken functionele cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om in te loggen, je sessie te onthouden en de dienst veilig te laten werken. Deze zijn noodzakelijk en worden zonder toestemming geplaatst. Analytische of marketingcookies plaatsen wij alleen met toestemming.

Salons kunnen zelf trackingcodes toevoegen aan hun boekingsformulier. De salon is dan zelf verantwoordelijk voor het vragen van toestemming en voor de informatie daarover aan eindklanten.

11. Aansprakelijkheid

Build with Blocks, handelend onder de naam Salondesq, sluit iedere aansprakelijkheid uit voor schade die voortvloeit uit of samenhangt met het gebruik van de dienst en met de verwerking van gegevens, voor zover de wet dit toestaat. De salon is als verwerkingsverantwoordelijke zelf verantwoordelijk voor de gegevens die zij vastlegt, voor de grondslag daarvoor en voor de communicatie met haar eindklanten. Voor zover uitsluiting wettelijk niet is toegestaan, geldt de aansprakelijkheidsbeperking uit onze algemene voorwaarden.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij salons via e-mail of via een melding in het dashboard.