Mag ik kosten rekenen voor een late annulering?

Een afspraak die op het laatste moment wegvalt, kost je een stuk van je dag. Je kunt het uur niet meer verkopen en je verdient niets, terwijl je huur, apparatuur en medewerker gewoon doorlopen.Met een duidelijk beleid weet de klant waar ze aan toe is. De meeste klanten annuleren dan op tijd, omdat ze weten dat het kan en wat er gebeurt als ze het laten.Het gaat dus niet om straffen. Het gaat om afspraken die voor beide kanten kloppen. Lees ook hoe je no-shows onder controle houdt met herinneringen, een wachtlijst en een aanbetaling.

Kies een termijn die bij je behandelingen past

De termijn hangt af van hoe lastig het is om een plek op te vullen. Een knipbeurt van een half uur vul je sneller dan een kleuring van drie uur.Veelgebruikte keuzes zijn 24 uur van tevoren voor korte behandelingen en 48 uur voor lange behandelingen of behandelingen met een medewerker die speciaal voor die klant is ingepland. Kies wat past bij jouw salon en houd het simpel.Hoe langer de behandeling, hoe ruimer de termijn. Je hoeft niet voor elke dienst een aparte regel te maken. Twee categorieën, kort en lang, is genoeg voor de meeste salons.

Bepaal wat er gebeurt bij te laat annuleren

Kies vooraf wat je doet als een klant te laat annuleert of niet komt. Drie opties komen het vaakst voor:Je rekent niets, maar je spreekt de klant erop aan bij de volgende afspraak.Je rekent een deel van de behandeling door.Je rekent de hele behandeling door, of houdt de aanbetaling.Bij een no-show gelden vaak strengere regels dan bij een late annulering. Beslis ook wanneer je coulant bent, bijvoorbeeld bij ziekte. Een uitzondering mag, zolang jij kiest en niet de situatie.

Werk met een aanbetaling waar het telt

Een regel op papier werkt beter als er iets aan vastzit. Een aanbetaling bij het boeken maakt het beleid concreet: de klant heeft al een bedrag betaald en komt dus eerder, of annuleert op tijd.In Salondesq kies je per dienst of er een aanbetaling nodig is, als vast bedrag of als percentage. Komt een klant niet, dan houd je de aanbetaling. Zo vraag je het alleen bij lange of dure behandelingen, en niet bij een snelle knipbeurt.

Een voorbeeldtekst die je kunt aanpassen

Gebruik de tekst hieronder als startpunt en pas de termijn en de gevolgen aan op je eigen salon:Afspraak verzetten of annulerenKun je niet komen? Verzet of annuleer je afspraak dan uiterlijk 24 uur van tevoren. Dat kan zelf via de link in je bevestiging. Zo kunnen we je plek aan iemand anders geven.Annuleer je later of kom je niet, dan rekenen we de aanbetaling of een deel van de behandeling. Gebeurt er iets onverwachts, zoals ziekte? Neem dan contact met ons op. We kijken graag mee.De tekst is vriendelijk, concreet en noemt de oplossing (verzetten) eerder dan het gevolg.

Zorg dat klanten het vooraf zien

Een beleid dat niemand kent, werkt niet. Zet het op drie plekken:Bij het online boeken, voordat de klant de afspraak bevestigt.In de bevestiging die de klant direct krijgt.Op je website en eventueel op een bordje bij de kassa.Stuur daarnaast een herinnering vlak voor de afspraak. Dan weet de klant nog dat verzetten kan, en een afspraak die verzet wordt is beter dan een lege stoel. Meer over timing lees je bij afspraakherinneringen.

Vul vrijgekomen plekken meteen op

Hoe makkelijker een klant kan annuleren, hoe eerder je het hoort. En hoe eerder je het hoort, hoe groter de kans dat iemand anders de plek overneemt.Geef klanten daarom een link waarmee ze zelf kunnen verzetten of annuleren, en werk met een wachtlijst. Annuleer je een afspraak, dan krijgen passende wachtenden automatisch bericht dat er ruimte is. Zo wordt een annulering geen verlies, maar een kans voor iemand anders.

Zo helpt Salondesq je hierbij

Met Salondesq regel je het annuleren in één systeem. Klanten verzetten of annuleren zelf, ze krijgen automatisch een bevestiging en herinnering, je vraagt per dienst een aanbetaling via online betalingen en een wachtlijst vult vrijgekomen plekken op.Wil je het zelf zien? Bekijk de prijzen en start met de gratis proefperiode. Werk je als kapper? Op de pagina boekingssysteem voor kappers zie je hoe dat in een kapsalon werkt.

Veelgestelde vragen

Dat bepaal je zelf. Veel salons kiezen 24 uur voor korte behandelingen en 48 uur voor lange behandelingen. Kies een termijn die je kunt vasthouden en communiceer die vooraf.