Afspraakherinnering: wanneer en hoe stuur je die?
Een herinnering vlak voor de afspraak is de eenvoudigste manier om uitval te verkleinen. Hier lees je wanneer je hem verstuurt, wat erin moet staan en hoe je het automatisch doet.
Waarom een herinnering loont
Klanten boeken vaak weken van tevoren. Tussen het boeken en de afspraak gebeurt van alles: een drukke week, een nieuwe planning, of ze vergeten het gewoon. Dat is meestal geen onwil.Een herinnering haalt de afspraak weer naar boven. Klanten die niet kunnen, laten het dan op tijd weten, en dan kun je de plek nog opvullen. Een klant die niet komt opdagen kost je een leeg uur.Zie het als service. Een goede herinnering is kort, vriendelijk en nuttig, en geen verkapte waarschuwing.
Het beste moment voor een herinnering
Er is niet één perfect moment. Het hangt af van je behandelingen en je klanten. Drie momenten komen in salons het vaakst voor:48 uur van tevoren. Handig als klanten nog iets moeten regelen, zoals oppas, vrij vragen of een lange behandeling plannen. Er is ook nog tijd om te verzetten.24 uur van tevoren. Het meest gekozen moment. De afspraak is dichtbij genoeg om te onthouden en ver genoeg weg om nog te kunnen verzetten.2 uur van tevoren. Een korte duw voor wie het vergeten is. Dit werkt het best als aanvulling, niet als enige herinnering.Voor lange behandelingen zoals een kleuring of een volledige set nagels is 48 uur een veilige keuze. Voor een snelle knipbeurt volstaat 24 uur.
Eén herinnering of twee?
Voor de meeste salons is één herinnering genoeg. Twee herinneringen helpen vooral bij behandelingen die lang duren of duur zijn, of bij klanten die je al eens hebt gemist.Een praktische opzet: een herinnering 24 uur van tevoren, en een korte extra herinnering 2 uur voor de afspraak. Meer dan twee wordt al snel veel, en klanten gaan berichten negeren.Denk ook aan de bevestiging. Die stuurt de klant direct na het boeken, zodat die weet dat de afspraak vaststaat. Een bevestiging en een herinnering zijn samen vaak genoeg.Heb je veel vaste klanten die elke zes weken komen? Dan weten zij de weg al, en is één herinnering voldoende. Nieuwe klanten of klanten die lang niet geweest zijn, kennen je salon nog niet. Voor hen is een duidelijke tekst met adres en parkeertips extra waardevol. Zo voorkom je ook dat iemand te laat binnenkomt.
Wat moet er in de herinnering staan?
Een herinnering werkt als de klant in één oogopslag ziet waar het om gaat. Zet daarom het belangrijkste vooraan:De datum en de tijd.De behandeling en bij wie.De naam en het adres van je salon.Een link of uitleg om te verzetten of te annuleren.Houd het kort en spreek de klant aan zoals je dat in de salon doet. Een voorbeeld:Hoi Sanne, tot morgen! Je afspraak voor knippen staat morgen om 14.00 uur bij ons gepland. Kun je niet? Verzet je afspraak dan via de link hieronder, zodat we je plek aan iemand anders kunnen geven. Tot dan!Leg in dezelfde tekst kort je annuleringsregels uit, als je die hebt. Hoe je die opstelt lees je in het artikel over een annuleringsbeleid voor je salon.
Maak verzetten makkelijk
Een herinnering is niet bedoeld om alleen te herinneren. Hij geeft de klant ook de kans om te zeggen dat het niet lukt. Als verzetten moeilijk is, bellen klanten niet en komen ze gewoon niet.Zorg daarom dat de klant met één klik kan verzetten of annuleren. Dat voorkomt telefoontjes tijdens je behandelingen, en je hoort het eerder als er een plek vrijkomt.Komt er een plek vrij? Dan helpt een wachtlijst om hem snel op te vullen. Klanten die eerder willen, krijgen automatisch bericht.
Doe het niet met de hand
Zelf berichten sturen werkt in het begin, maar het kost tijd en je vergeet het op drukke dagen. Juist dan heb je de herinneringen het hardst nodig.Automatiseer het daarom. Stel eenmalig in wanneer berichten vertrekken en wat erin staat. Daarna gaat elke afspraak vanzelf goed: dezelfde tekst, hetzelfde moment, zonder dat jij eraan denkt.Controleer wel af en toe of de teksten nog kloppen, bijvoorbeeld als je adres, naam of annuleringsregels veranderen. En lees de herinnering één keer zelf, alsof je klant bent.
Meer dan alleen herinneren
Herinneringen zijn een deel van het geheel. Samen met een duidelijk annuleringsbeleid, een wachtlijst en bij lange behandelingen een aanbetaling, houd je de agenda gevuld. Een overzicht van alle maatregelen vind je in het artikel over no-shows voorkomen.Ook na de afspraak kun je contact houden. Met een bedankbericht laat je merken dat je de klant waardeert, en je nodigt hem uit om weer te boeken.
Zo regel je het met Salondesq
In Salondesq stuur je klanten automatisch een bevestiging na het boeken en een herinnering per e-mail. Je kiest zelf of die 2, 24 of 48 uur van tevoren vertrekt, en je kunt een extra herinnering 2 uur voor de afspraak instellen. Alles over de instellingen lees je op de pagina afspraakherinneringen.De teksten pas je aan met e-mail templates, zodat het klinkt als jouw salon. Wil je het uitproberen? Bekijk de prijzen en start met de gratis proefperiode.
Veelgestelde vragen
De meeste salons kiezen 24 uur van tevoren. Bij lange behandelingen is 48 uur verstandiger, zodat de klant nog kan verzetten. Een extra herinnering 2 uur van tevoren kan helpen voor wie het vergeet.
Gerelateerde artikelen
Probeer Salondesq 7 dagen gratis
Zeg je binnen de proefperiode op, dan betaal je niets.